1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka bezpieczeństwa ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w Stanley Centrum Medyczne, ul. 28 czerwca 1956r. nr 135, 61-544 Poznań (dalej jako Centrum Medyczne).
Administratorem danych osobowych jest Stanley Centrum Medyczne. Kontakt do inspektora ochrony danych - iod@stanley.poznan.pl
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
2. Polityka zawiera:
1. opis zasad ochrony danych obowiązujących w Centrum Medycznym;
2. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach);
3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest powołany 3 osobowy zespół. Za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiada Inspektor Ochrony Danych, powołany w Centrum Medycznym. Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialne jest Stanley Centrum Medyczne oraz wszyscy członkowie personelu. Centrum Medyczne powinno też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów Centrum z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Centrum.
4. Skróty i definicje:
Polityka oznacza niniejszą Politykę bezpieczeństwa ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
RODO oznaczarozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.
Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.
Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Instytut powierzył przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych
RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
Centrum Medyczne oznacza Stanley Centrum Medyczne Honorata Karlińska ul. 28 Czerwca 1956r nr 135, 61-544 Poznań.
5. Ochrona danych osobowych w Centrum Medyczne – zasady ogólne
5.1. Filary ochrony danych osobowych w Centrum Medycznym:
-
Legalność – Centrum Medyczne dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
-
Bezpieczeństwo − Centrum Medyczne zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.
-
Prawa Jednostki − Centrum Medyczne umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
-
Rozliczalność − Centrum Medyczne dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
5.2. Zasady ochrony danych
Centrum Medyczne przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
1. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
2. rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
3. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
4. w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
5. nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
6. z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
7. nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
8. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
5.3. System ochrony danych
System ochrony danych osobowych w Centrum Medyczne składa się z następujących elementów:
-
Inwentaryzacja danych. Centrum Medyczne dokonuje identyfikacji posiadanych zasobów danych osobowych, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
a) przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe);
b) przypadków przetwarzania danych osób, których Centrum Medyczne nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane/UFO);
c) przypadków przetwarzania danych dzieci;
d) profilowania;
e) współadministrowania danymi.
2. Rejestr. Centrum Medyczne opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Centrum Medyczne.
3. Podstawy prawne. Centrum Medyczne zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
a) utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
b) inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Centrum Medyczne przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Centrum Medycznego.
4. Obsługa praw jednostki. Centrum Medyczne spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
a) Obowiązki informacyjne. Centrum Medyczne przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
b) Możliwość wykonania żądań. Centrum Medyczne weryfikuje izapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
c) Obsługa żądań. Centrum Medyczne zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany przez RODO oraz dokumentowane.
d) Zawiadamianie o naruszeniach. Centrum Medyczne stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
5. Minimalizacja. Centrum Medyczne posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
a) zasady zarządzania adekwatnością danych;
b) zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
c) zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności;
6. Bezpieczeństwo. Centrum Medyczne zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
a) przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
b) przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
c) dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
d) posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
e) stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.
7. Przetwarzający. Centrum Medyczne dobiera przetwarzających dane na rzecz Centrum Medycznego, według wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
8. Eksport danych. Centrum Medyczne weryfikuje, czy nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
9. Privacy by design. Centrum Medyczne zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Centrum Medyczne uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
10. Przetwarzanie transgraniczne. Centrum Medyczne weryfikuje, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.
6. Inwentaryzacja
6.1. Dane wrażliwe
Centrum Medyczne identyfikuje przypadki, w których przetwarza dane wrażliwe (dane specjalne dotyczące zdrowia) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. Centrum Medyczne postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
6.2. Dane niezidentyfikowane
Centrum Medyczne identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
6.3. Profilowanie
Centrum Medyczne identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji, Centrum Medyczne postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
6.4. Współadministrowanie
Centrum Medyczne identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.
7. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych
7.1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
7.2. Centrum Medyczne prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
7.3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Centrum Medycznemu rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
7.4. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Centrum Medyczne uznał za odrębną dla potrzeb Rejestru, Centrum Medyczne odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu , jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
7.5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Centrum Medyczne rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.
8. Podstawy przetwarzania
8.1. Centrum Medyczne dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
8.2. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel), Centrum Medyczne dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
8.3. Centrum Medyczne wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
8.4. Osoby zarządzające Centrum Medyczne mają obowiązek znać podstawy prawne, na jakich komórka przez nich kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes, osoby te mają obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes Instytutu.
9. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych
9.1. Centrum Medyczne dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
9.2. Centrum Medyczne ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Instytucie, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Instytutem w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
9.3. Centrum Medyczne dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
9.4. Centrum Medyczne wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
9.5. W celu realizacji praw jednostki, Centrum Medyczne zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Centrum Medyczne zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.
9.6. Centrum Medyczne dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
10. Obowiązki informacyjne
10.1. Centrum Medyczne określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
10.2. Centrum Medyczne informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
10.3. Centrum Medyczne informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
10.4. Centrum Medyczne informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
10.5. Centrum Medyczne określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
10.6. Centrum Medyczne informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
10.7. Centrum Medyczne informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
10.8. Centrum Medyczne informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba, że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
10.9. Centrum Medyczne informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
10.10. Centrum Medyczne bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
11. Żądania osób
11.1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Centrum Medyczne wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Centrum Medyczne może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
11.2. Nieprzetwarzanie. Centrum Medyczne informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
11.3. Odmowa. Centrum Medyczne informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
11.4. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Centrum Medyczne informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Centrum Medyczne nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
11.5. Kopie danych. Na żądanie Centrum Medyczne wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Centrum Medyczne wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.
11.6. Sprostowanie danych. Centrum Medyczne dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Centrum Medyczne ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Centrum Medyczne informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.7. Uzupełnienie danych. Centrum Medyczne uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Centrum Medyczne ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Centrum Medyczne nie musi przetwarzać danych, które są Centrum Medyczne zbędne). Centrum Medyczne może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Centrum Medyczne procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
11.8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby Centrum Medyczne usuwa dane, gdy:
1. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
2. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
3. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
4. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
5. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
6. żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).
Centrum Medyczne określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Centrum Medyczne podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.
W przypadku usunięcia danych Centrum Medyczne informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.9. Ograniczenie przetwarzania. Centrum Medyczne dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
1. osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
3. Centrum Medyczne nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
4. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Centrum Medycznego zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Centrum Medyczne przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Centrum Medyczne informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Centrum Medyczne informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.10. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Centrum Medyczne wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona do Centrum Medycznego przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Centrum Medycznego.
11.11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Centrum Medyczne w oparciu o uzasadniony interes Centrum Medyczne lub o powierzone zadanie w interesie publicznym, Centrum Medyczne uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po jego stronie ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
11.12. Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych. Jeżeli Centrum Medyczne prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Centrum Medyczne uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
11.13. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Centrum Medyczne na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Centrum Medyczne uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
11.14. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Centrum Medyczne przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Centrum Medyczne zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji po stronie Centrum Medyczne, chyba że taka automatyczna decyzja (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Centrum Medyczne lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.
12. MINIMALIZACJA
Centrum Medyczne dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.
12.1. Minimalizacja zakresu
Centrum Medyczne zweryfikował zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.
Centrum Medyczne dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
Centrum Medyczne przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
12.2. Minimalizacja dostępu
Centrum Medyczne stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).
Centrum Medyczne stosuje kontrolę dostępu fizycznego.
Centrum Medyczne dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
Centrum Medyczne dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Centrum Medycznego.
12.3. Minimalizacja czasu
Centrum Medyczne wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.
Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Centrum Medyczne, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Centrum Medyczne. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.
13. BEZPIECZEŃSTWO
Centrum Medyczne zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Centrum Medyczne.
13.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
Centrum Medyczne przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
1. Centrum Medyczne zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
2. Centrum Medyczne kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
3. Centrum Medyczne przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Centrum Medyczne analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
4. Centrum Medyczne ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania, w tym ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jak:
a) pseudonimizacja,
b) szyfrowanie danych osobowych,
c) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
d) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
13.2. Oceny skutków dla ochrony danych
Centrum Medyczne dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka, ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. Centrum Medyczne stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Centrum Medycznym.
13.3. Środki bezpieczeństwa
Centrum Medyczne stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Centrum Medyczne i są bliżej opisane w procedurach przyjętych dla tych obszarów.
13.4. Zgłaszanie naruszeń
Centrum Medyczne stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych Osobowych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
14. PRZETWARZAJĄCY
Centrum Medyczne dobiera i weryfikuje przetwarzających dane na rzecz Centrum Medyczne, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Centrum Medyczne.
Centrum Medyczne przyjął minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 2 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”.
Centrum Medyczne rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z zasad bądź umów powierzenia danych osobowych.
15. EKSPORT DANYCH
Centrum Medyczne rejestruje w Rejestrze przypadki, jeśli takie zaistnieją, eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia). Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych, Centrum Medyczne okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.
16. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI
Centrum Medyczne zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.
17. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Przepisy niniejszej Polityki, obowiązują od dnia 25 maja 2018 r.
